Die Einrichtung Ihrer E-Mail-Adresse in Ihrem DreamRobot-Account ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, um mit DreamRobot durchzustarten. Hier erläutern wir, wofür diese gebraucht wird und wie Sie Einstellungen korrekt vornehmen!
Alle hier beschriebenen Einstellungen nehmen Sie im ADMIN-Bereich Ihres DreamRobot-Accounts vor. Sind Sie bei DreamRobot eingeloggt, dann klicken Sie einfach auf "ADMIN" in der Hauptnavigation und wählen im Anschluss E-Mail in der Navigation links.
SMTP-Einstellungen
Um Ihre E-Mail-Adresse erfolgreich mit DreamRobot verbinden zu können, ist es nötig, dass Sie die SMTP-Serverdaten Ihres E-Mail-Providers in Erfahrung bringen. Diese finden Sie zumeist in den Hilfen auf der Website Ihres Providers oder in dessen Einstellungen.
DreamRobot hat keinen Einfluss darauf, ob der E-Mail-Test erfolgreich verläuft oder nicht. Ausschlaggebend sind die SMTP-Serverdaten, die mit den Daten Ihres Providers übereinstimmen müssen. Ebenso kann es möglich sein, dass Ihr Provider es nötig macht, dass bestimmte Einstellungen in Ihrem E-Mail Account getroffen werden müssen. Bei Fragen hinsichtlich der SMTP-Serverdaten wenden Sie sich bitte an Ihren E-Mail Provider; DreamRobot kann dahingehend keine Auskunft darüber geben.
Für die Anbindung von Microsoft Exchange-Accounts, die zum Beispiel mit einer Firmennamen-Domain verwendet werden, können die SMTP-Serverdaten wie folgt sein:
- SMTP-Server: smtp.office365.com
- SMTP-Port & SSL-Verschlüsselungsart: Hier müssten Sie in Erfahrung bringen, welche Kombination eingetragen werden muss. STARTTLS wird nicht von DreamRobot unterstützt.
Sollte es per TLS/SSL nicht funktionieren, dann probieren Sie bitte die Auswahl auf "Nicht aktiviert" zu lassen und den Port 587.
Für die Anbindung von GoogleMail (Gmail)-Konten finden Sie im zweiten Reiter eine Schritt für Schritt-Anleitung.
Erläuterung der Eingabefelder und Optionen
Emailadresse | Bitte geben Sie hier Ihre Absender-E-Mail-Adresse ein, z.B. "meinshop@gmail.com". |
Realname | Geben Sie hier den Namen an, der als Absender der E-Mail beim Empfänger angezeigt werden soll. Beispiele wären "Max Mustermann", "Max/MeinShop", "MeinShop" oder "MeinShop-Team". (MeinShop= Name Ihres Shops). |
SMTP-Server | Tragen Sie hier den Namen des SMTP-Servers Ihres E-Mail-Providers ein. Sollte Ihnen dieser unbekannt sein, so lässt er sich im Normalfall über das Handbuch/ die Hilfe-Sektion auf der Website Ihres Anbieters oder über eine Suchmaschine herausfinden. Auch über eine Anfrage beim Provider selbst kann dieser Name erfragt werden. |
SMTP-Port | Auch den korrekten Port können Sie bei den Server-Einstellungen Ihres Mail-Providers erfahren (siehe Beispiel-Link). 25 ist ein Standardwert und auch 587 wird von Anbietern relativ häufig benutzt. Wenn eines der Verschlüsselungsprotokolle SSL oder TLS angewendet wird, so lautet ein häufig genutzter Standardwert für den SMTP-Port 487. Den für Sie korrekten Wert erfahren Sie ebenfalls über eine Internet-Suche oder können ihn bei Ihrem Mail-Provider erfragen. |
SMTP-SSL | Geben Sie hier an, ob sie die Verschlüsselungen SSL oder TLS zum Zugriff auf den SMTP-Server Ihres Email-Providers nutzen wollen. |
SMTP-Mail Username | Geben Sie hier den entsprechenden Login-Namen bzw. die Login-Nummer ein. Oft ist der Login-Name identisch mit der E-Mail-Adresse. |
SMTP-Mail Password | In diesem Feld wird das von Ihnen für Ihr Postfach verwendete E-Mail-Passwort eingegeben. |
Kopien an mich senden | Wenn Sie das Kästchen anhaken und eine E-Mail-Adresse angeben, wird Ihnen eine Mail-Kopie an die angegebene E-Mail-Adresse versendet. Geben Sie hier keine E-Mail-Adresse an, wird Ihnen eine Kopie an die oben angegebene Absender-E-Mail-Adresse gesendet. |
Speichern + Testmail senden | Haben Sie alle Felder ausgefüllt, können Sie mit einem Klick auf "Speichern + Testmail senden" überprüfen, ob die Eingaben korrekt sind oder ob Eingaben abgeändert werden müssen. Erscheint ein grünes Symbol und "Test ok", dann war der Test erfolgreich und Ihre E-Mail ist nun erfolgreich angebunden. Erscheint ein rotes Symbol und "Test failed", dann waren Angaben falsch und müssen korrigiert werden.
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| separate Email-Daten für Portal-Accounts | Hier können Sie separate E-Mail-Adressen für jeden Ihrer Portal-Accounts hinterlegen. Weiterhin haben Sie nach Aktivierung auch die Möglichkeit diese zu ändern oder zu löschen. Falls Sie mehrere E-Mail-Adressen für Ihre Portal-Accounts nutzen wollen, beachten Sie bitte, dass die Aktivierung dieser Funktion einmalig mit 40,00 EUR (zzgl. MwSt.) berechnet wird. |
Email-Einstellungen
Hier legen Sie fest, ob Erstkontakt-Mails und Mahnungen von DreamRobot automatisch versendet werden sollen. Sie legen dies für die Bereiche "Inland", "Insel/ Packstation" und "Ausland" fest.
Wenn Sie Ihre Versandkosten mit der Erstkontakt-Mail an Ihre Kunden senden, ist es empfehlenswert keinen Haken bei "Insel/ Packstation" zu setzen, da beispielsweise Lieferungen von GLS oder DPD einen Inselzuschlag berechnen und diese sich zu ihren Versandkosten hinzuaddieren. Dies würde nicht mit denen von Ihnen kommunizierten Versandkosten in der Erstkontakt-Mail übereinstimmen und bei Ihren Kunden womöglich für Verwirrung bei der späteren Abrechnung sorgen.
Beachten Sie, dass keine Erstkontakt-Mail verschickt wird, wenn Sie in Ihren Portal-Account-Einstellungen die Funktion "Keine Erstkontakt-Mail senden" aktiviert haben, auch wenn Sie die Haken hier setzen.
Wenn ein Kunde eine große Anzahl an Artikeln bei seiner ersten Bestellung bestellt, ist es sinnvoll, die dadurch entstehenden höheren Lieferkosten in der Erstkontaktmail an den Kunden anzupassen. Hier können Sie anpassen, ab welcher Artikelanzahl keine Erstkontakt-Mail an Ihren Kunden rausgeht.
Ist diese Funktion aktiviert, dann befindet sich in den E-Mails ein Hinweis darauf, dass Sie DreamRobot als Ihre Bestellabwicklung nutzen.
DreamRobot bietet die Möglichkeit Mahnungen an Ihre Kunden zu versenden, wenn diese in Zahlungsverzug geraten. Die folgenden Mahnungen können Sie unter ADMIN Vorlagen editieren:
- Zahlungserinnerung
- Erste Mahnung
- Zweite Mahnung
Wählen Sie im DropDown-Menü 1 aus, falls Sie lediglich die Zahlungserinnerung entsenden möchten. Wählen Sie 2, wenn Sie Zahlungserinnerung und Erste Mahnung verschicken möchten und 3, wenn Sie alle drei Mahnungen versenden möchten.
Hier legen Sie fest, nach wie vielen Tagen Ihre Mahnungen versendet werden sollen. Ein üblicher Standardwert sind sieben Tage. Tragen Sie hier "7" ein, wird nach sieben Tagen ohne Zahlungseingang die Zahlungserinnerung versendet. Wurde weitere sieben Tage später noch kein Zahlungseingang verbucht, wird automatisch die erste Mahnung versendet, gefolgt von der zweiten Mahnung nach weiteren sieben Tagen.
Damit die Mahnungs-mails von DreamRobot verschickt werden können, müssen im obigen Bereich "Automatisch senden" die Haken für die jeweiligen Mahnungen gesetzt sein.
Beachten Sie bitte, dass für geparkte Aufträge keine automatisierten E-Mails versendet werden, auch nicht, wenn für diese bereits ein Erstkontakt stattgefunden hat.
Beachten Sie auch, dass bei Aktivierung dieser Funktion die Mahnungsprüfung auch für die Verkäufe der letzten drei Monate gilt.
Wenn Sie Ihre Waren auf eBay verkaufen und Ihre Kunden gerne automatisch an das Hinterlassen einer Bewertung erinnern würden, dann legen Sie hier fest, nach wie vielen Tagen DreamRobot automatisch eine Erinnerung an Ihre Kunden senden soll.
Ausschlaggebend für den Zeitpunkt des Versands der Bewertungserinnerung ist in diesem Fall das "LIEFERN"-Datum und das Datum der vom Verkäufer, also Ihnen, abgegebenen Bewertung. Beide Daten müssen mindestens x Tage zurückliegen, bevor DreamRobot die Bewertungserinnerung versendet. Wenn also bspw. die Ware am 13.8. versendet wurde und Sie Ihre Bewertung am 15.8. abgegeben haben, so versendet DreamRobot die Bewertungserinnerung an den Käufer am 22.8., wenn die Automatik die Bewertungserrinnerung 7 Tage später versenden soll.
In diesem Feld können Sie die gewünschte Anzahl der Tage festlegen, nach deren Ablauf Ihre Käufer eine Erinnerung zur Nutzung der Kaufabwicklung erhalten. Sofern Sie in diesem Feld eine 0 eingetragen, ist die Erinnerung zur Kaufabwicklung deaktiviert.
Wenn Sie die DR-Cross-Selling Funktion von DreamRobot nutzen möchten, dann können Sie in diesem Feld festlegen, nach wie vielen Tagen die dafür vorgesehene Erinnerungsmail versendet werden soll.
Einrichtung von GoogleMail (Gmail)-Konten
Loggen Sie sich unter myaccount.google.com in Ihrem Google-Konto ein.
Navigieren Sie in den Google-Einstellungen zu dem Menüpunkt "Sicherheit".
Für die Einrichtung einer Gmail-Adresse in DreamRobot ist es Voraussetzung eine Zwei-Stufen-Authentifizierung einzustellen. Falls Sie diese Sicherheitsoption noch nicht eingerichtet haben, dann können Sie über den Punkt "Bestätigung in zwei Schritten" eine Zwei-Stufen-Authentifizierung für Ihr Google-Konto anlegen.
Klicken Sie anschließend auf den Bereich "App-Passwörter". Dort können Sie unter „Andere (benutzerdefinierter Name)“ weitere Apps hinzufügen.Tragen Sie hier "DreamRobot" als neuen App-Namen ein. Es öffnet sich ein PopUp-Fenster mit einem für Sie generierten Code.
Kopieren Sie den Code und fügen Sie ihn in DreamRobot unter ADMIN Email als Passwort ein. Weitere Daten wie SMTP-Server oder den Port können Sie bei Google anfragen oder in den Hilfeseiten von Google finden.
Haben Sie alle Felder ausgefüllt, können Sie mit einem Klick auf "Speichern + Testmail senden" überprüfen, ob die Eingaben korrekt sind oder ob Eingaben abgeändert werden müssen.
