Rechnungsversand (PDF) per E-Mail
Natürlich ist es mit DreamRobot möglich, Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden zu versenden.
Egal, ob die Rechnung in der "Ware ist unterwegs"-E-Mail oder in einer extra dafür vorbereiteten E-Mail-Vorlage versendet werden soll - über den Vorlagen-Bereich von DreamRobot kannst du den Rechnungsversand so einrichten, wie du es wünschst.
Vorgehensweise
Lege eine E-Mail-Vorlage oder eine eigene Vorlage an, in der der PDF-Platzhalter #attachment_bill# enthalten ist. Neue Vorlagen werden im Vorlagen-Bereich des Admins deines DreamRobot-Accounts angelegt. Du erreichst ihn über einen Klick auf "ADMIN", gefolgt von der Auswahl "Vorlagen" im Menü links. Wähle nun "Eigene" und suche über das DropDown oben links aus, welche Art von Vorlage es sein soll.
Den Platzhalter #attachment_bill# findest du in der Platzhalter-Liste auf der rechten Bildschimseite. Verwende Copy & Paste, um den korrekten Platzhalter aus dieser Liste in die Vorlage einzufügen. Wir empfehlen, den Platzhalter in einer ansonsten leeren Zeile der Vorlage zu positionieren.
Der Platzhalter selbst ist für den E-Mail-Empfänger nicht zu sehen. Dieser sieht nur das Resultat, also den Inhalt, der durch den Platzhalter angezeigt wird. Wir empfehlen, diese Funktion vor der aktiven Nutzung zu testen - lege eine Test-Vorlage mit dem Platzhalter an, um diese Vorlage an Ihre E-Mail-Adresse zu senden. So kannst du prüfen, ob der Platzhalter und somit der Rechnungsversand im PDF-Format funktioniert.
Der Platzhalter darf nicht in der Betreffzeile verwendet werden.
Alle Druckvorlagen, die in Emails als PDF-Anhang mitgesendet werden können, werden durch ein blaues PDF-Icon oben rechts gekennzeichnet. Durch einen Klick auf dieses PDF-Icon wird eine PDF-Vorschau der ausgewählten Vorlage angezeigt.
Bitte prüfe hier zunächst, ob deine Vorlage, die du nutzen willst, korrekt und vollständig als PDF generiert werden kann! Es können nicht alle Schriftarten und CSS-Styles unterstützt werden.
Lege einen Test-Auftrag mit deinen eigenen Email-Adresse an. Bitte beachte, dass beim Anzeigen der Rechnung und auch beim Erstellen der PDF-Rechnung eine Rechnungsnummer generiert wird!
Sende eine Test-Email an deine eigene Email-Adresse und kontrolliere, ob der Anhang korrekt mitgesendet wird.
Mögliche PDF-Platzhalter für Email-Anhang
| #attachment_bill# | Rechnung |
| #attachment_deliverynote# | Lieferschein |
| #attachment_offer# | Angebot |
| #attachment_orderconfirm# | Bestellbestätigung |
| #attachment_reminder# | Mahnung (zum Drucken) |
| #attachment_pdf_drive# | URL einer auf dem DR-Drive gespeicherten PDF-Datei |
