Funktionen zu Aufträgen (Neu/Zusammenfassen/Bewerten etc.)
Selbstverständlich ist es in DreamRobot möglich, Aufträge auch manuell zu erstellen. Hier erläutern wir, wie genau das geht und welche Optionen Ihnen dabei zur Verüfung stehen.
Manuelle Erstellung eines neuen Auftrags
In einem Auftrag stehen Ihnen sechs verschiedene Währungen (EUR, USD, Pound, YEN, CAD, CHF) und verschiedene Zahlarten (Nachnahme, Vorkasse, Rechnung) zur Verfügung. Sie können zusätzlich eigene Notizen und Kommentare vom Kunden zu jedem Auftrag erfassen. Diese sind nur für interne Zwecke gedacht.
Zudem können Sie direkt aus dieser Eingabemaske unter "Email senden" z.B. Erstkontaktmails an Ihre Kunden senden. Sie haben somit stets den Überblick über den aktuellen Status Ihrer Rechnung / Ihres Verkaufs.
Unter dem Punkt "Drucken" haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnung oder Versandetiketten (z.B. für Post, GLS, DPD, UPS) auszudrucken. Der Export Ihrer Daten kann in die unter dem Punkt "Exportieren" angegebene Software der Versender erfolgen. Alle von Ihnen durchgeführten Aktionen werden in der unteren Leiste dokumentiert und können von Ihnen noch zusätzlich ergänzt werden.
Um die Erfassung einer manuellen Rechnung zu vereinfachen, kann hierbei nach vorhandenen Lagerprodukten und Kunden im System gesucht werden. Es kann nach dem Namen des Lagerprodukts (in der Spalte "Artikel-Name"), nach der Lager-Nummer (in der Spalte "Lager-Nr."), dem Barcode sowie der Artikelnummer (beide ebenfalls unter "Lager-Nr.") gesucht werden.
Dazu einfach einen Teil des Namens, den Anfang der Nummer, den Barcode oder die Artikelnummer eingeben und entweder das Feld verlassen oder das Lupe-Icon anklicken.
Beispiel
Der Artikel heißt "CDN Label Manager Standard". Diesen Artikel können Sie unter anderem mit den Suchbegriffen "Label Manager" oder "Manager" finden. Es öffnet sich ein Auswahl-Menü mit den gefunden Produkten. Ein Klick auf das Produkt übernimmt die Daten des Lager-Produkts in die entsprechenden Felder der Zeile.
Zusätzlich wird noch die Box für den Lagerabgleich angehakt. Beim Speichern im Auftrags-Edit-Fenster wird für alle Artikel (egal, ob manuell angelegt oder automatisch eingelesen) geprüft, ob ein DR-Shop-Artikel vorhanden ist. Die DR-Shop-Funktion wird dann ggf. aktiviert oder deaktiviert.
Die Kundensuche funktioniert genau wie die Suche nach Lagerprodukten. Hier kann nach Mitgliedsname, Kundennummer, Rechnungsname oder Liefername gesucht werden. Das Feld Email-Adresse ist für die Eingabe ein Pflichfeld und muss gefüllt sein. Sie können anstatt der Emailadresse ein x eintragen. In diesem Fall wird eine eindeutige Kombination aus dem Kundenamen und einer Zufallszahl erstellt. Hier wird die Zahlart direkt auf "Rechnung" umgestellt, sobald der ausgewählte Kunde berechtigt ist, auf Rechnung zu zahlen.
Eine genauere Erläuterung zur Suche in den Aufträgen finden Sie auf der entsprechenden Seite in unserem Handbuch.
Vergessen Sie bitte nicht, nach der Produkt- oder Kundensuche die erfolgten Änderungen mit "OK" oder "OK+" zu speichern.
Hinzufügen eines Artikels
Über den Button "Artikel hinzufügen" können Sie einem Auftrag weitere Artikelzeilen hinzufügen".
Dabei wird der Auftrag gespeichert. Falls Sie das automatische Senden von EK-Mails aktiviert haben, sollten Sie ggf. den Haken im Status "Erstkontakt" setzen und speichern, damit nicht bereits eine Email versendet wird, während der Auftrag noch bearbeitet wird. Sobald der Auftrag final gespeichert wird, kann der Haken wieder entfernt werden, und die Erstkontakt-Mail wird automatisch gesendet.
Sie können anstelle eines Einzelpreises "Ez-Preis" auch einen Prozentwert angeben. Dann wird beim Speichern automatisch der Preis aus den darüber befindlichen Auftragspositionen berechnet. Auf diese Weise können mit Leichtigkeit Zuschläge (z.B. 10%) oder auch Rabatte (z.B. -3%) hinzugefügt und berechnet werden.
Automatisch angelegte Aufträge über Verkaufsplattformen
Über die Schnittstellen der Verkaufsplattformen (z.B. eBay-API) und/oder die Shop-Schnittstelle werden Ihre Verkäufe automatisch in DreamRobot eingelesen und die Auftragsrechnungen erstellt. Beim Einlesen der Aufträge bekommt jeder Verkauf automatisch eine Auftragsnummer (= Vorgangsnummer), die DreamRobot hochzählt. In der Auftragszeile können Sie zudem erkennen, von welchem Portal (eBay, eigener WebShop, Amazon, Yatego usw.) der Verkauf generiert wurde. Die Telefonummer wird von eBay nur übermittelt, wenn der Verkäufer das Feld in der eBay-Kaufabwicklung als Pflichtfeld festlegt.
Die farbigen Markierungen der Auftragszeilen zeigen Ihnen den aktuellen Status an.
Beispiele:
Gelb = Neu
Grau = Erstkontaktmail gesendet
Grün = Rechnung bezahlt etc.
Unter "Funktion wählen" stehen Ihnen in diesem Fenster verschiedene Optionen zur Verfügung wie z.B. Auftragszeile löschen, parken, auf "Bezahlt" setzen.
Klicken Sie in der Auftragszeile z.B. auf einen Artikelnamen, so öffnet sich auf der rechten Seite das Auftrags-Edit-Fenster, so dass Sie alle Informationen zum Verkauf einsehen können. Hier können Sie weitere Artikel hinzufügen oder auch Ihren Kunden direkt eine E-Mail senden. Sie haben zudem die Möglichkeit, alle zusätzlich manuell erfassten Artikel mit dem Lager zu verknüpfen und abzugleichen.
Um den Lagerabgleich zu starten, markieren Sie einfach die Checkbox "Menge im Lager reduzieren" und starten Sie den Prozess dann durch einen Klick auf "OK". Der Lagerabgleich wird durchgeführt und ein Hinweisfenster sowie ein Eintrag in der History zeigen, welche Abgleiche für die Artikel der Rechnung durchgeführt wurden. Wenn DreamRobot Artikel z.B. von eBay einliest, wird der Lagerabgleich natürlich wie gewohnt automatisch durchgeführt.
Der Abgleich wird bei jedem Starten der Funktion erneut vorgenommen! Die Funktion sollte dementsprechend nur einmal gestartet werden.
Unter dem Punkt "Email: Email-Vorlage wählen" können Sie Ihre eigenen Mailvorlagen (Admin->Eigene Vorlagen) direkt an Ihre Kunden versenden.
Tipp
Unter der Legende/Erklärung der farblichen Markierungen befidnen sich die Buttons "Symbolerklärung ein/ausblenden" und "Tipps ein/ausblenden'", die für den DreamRobot-Start sehr hilfreich sind.
Zusammenfassen
Unter diesem Punkt werden mehrere Verkäufe an einen Kunden in einem Auftrag zusammengefasst. DreamRobot erledigt dies über die eBay-API automatisch für Sie.
Unter "ADMIN->Versandkosten" können Sie vorab einstellen, wie DreamRobot hierbei mit den Versandkosten verfahren soll (z.B. Aufschlag pro weiteren Artikel, Vsk-Staffelung oder Aufschlag für Nachnahme).
Es wird unter folgenden Vorraussetzungen zusammengefasst:
- gleicher DreamRobot-User
- gleicher Portal-Account
- gleicher Käufer-Mitgliedsname
- gleiche Währung
- Rechnungsnummer ist höchstens in einem Auftrag vergeben
- Lieferadresse ist identisch
- Rechnung nicht geparkt
- Rechnung nicht bezahlt
- Paket nicht gepackt oder versendet
- und nach welchen eigenen Kriterien zusammengefasst werden soll die unter ("Admin -> Portal-Accounts -> Einstellungen") festgelegt werden können.
Wenn Sie eine zusammengefasste Rechnung (Auftrag) wieder trennen wollen, gehen Sie am besten wie folgt vor:
- Auftrag parken
- Auftrag kopieren
- aus beiden Aufträgen die Positionen löschen die Sie in dem jeweils anderen Auftrag drin haben wollen
- Parken bei beiden aufheben.
- Mitgliedsnamen in einem Auftrag um einen - (Strich) erweitern und speichern
Letzteres kann eine Möglichkeit sein Aufträge zu trennen, damit Aufträge zu einem späteren Zeitpunkt nicht erneut zusammengefasst werden.
Bewerten (eBay)
Manuell
Hier können Sie Ihre Bewertung schnell und einfach gesammelt abgeben. Wählen Sie Ihren Account aus, für den Sie die Bewertungen vornehmen wollen. Geben Sie an, unter welchen Voraussetzungen (z.B. Ware bezahlt und geliefert und positive Bewertung durch Kunden bereits erhalten) Sie gebündelt bewerten wollen. Durch einen Klick auf "Bewerten" erhalten nun alle Kunden, die von Ihnen eingegrenzt wurden, Ihre Bewertung. Dieser Vorgang ist absichtlich möglichst zeitsparend ausgelegt.
Bitte beachten Sie, dass eBay keine Links oder URLs im Bewertungstext mehr erlaubt. Falls Bewertungstexte mit Links oder URLs an eBay gesendet werden, wird dies von eBay mit einer Fehlermeldung quittiert und die Bewertung fand nicht statt.
Automatisch
Mit Hilfe der Bewertungsautomatik ist es möglich, die Bewertungen mit den aktuellen Einstellungen automatisch durchzuführen.
Die Option 'die mich noch nicht bewertet haben' greift bei der Automatik nur, wenn Sie die "Ware unterwegs"-Email über die 'LIEFERN'-Seite versenden.
Zudem können Sie Ihren eBay-Kunden automatische Bewertungserinnerungen per E-Mail senden, wenn diese bereits (vorab) bewertet wurden, aber selbst noch keine Bewertung abgegeben haben. Die Versendung der automatischen Bewertungserinnerung funktioniert nur im Zusammenhang mit der Bewertungsautomatik (muss hierfür aktiviert sein), damit eingehende Bewertungen gespeichert werden können.
Unter "ADMIN -> Einstellungen" kann die Bewertungserinnerung aktiviert werden, in dem Sie die Anzahl der Tage eintragen, nach denen erinnert werden soll. (Bei 0 Tagen ist es deaktiviert.) Die E-Mails werden in diesem Fall einmal pro Tag (morgens) versendet.
Unter "VORLAGEN" finden Sie eine entsprechende E-Mail-Vorlage zur Bewertungserinnerung.
In der History zur Rechnung wird die Bewertungserinnerung eingetragen.
Backup
Hier erstellt DreamRobot automatisch eine Sicherungskopie Ihrer Rechnungsdaten als CSV-Datei. Dieses Format lässt sich problemlos mit Excel öffnen.
Betätigen Sie in der Rechnungsmaske den Button "OK", werden Ihre Daten gespeichert. Die Maske bleibt dabei geöffnet. Diese Option ist praktisch, um z.B. beim Abarbeiten mehrerer Änderungen zwischenzuspeichern. Mit dem Button "OK+" speichern Sie Ihre Daten und die Maske wird geschlossen.
Wiedervorlagen
Eine Wiedervorlage kann zu jedem vorhandenen Auftrag angelegt werden. Hierzu müssen Sie nur den Auftrag (oder mehrere Aufträge) in der Auftragsliste anhaken und im Funktionsmenü "Wiedervorlagen anlegen/bearbeiten" auswählen.
Wenn zum ausgewählten Auftrag noch keine Wiedervorlage existiert, kann eine neue angelegt werden. Falls bereits eine Wiedervorlage für den Auftrag existiert, kann diese bearbeitet werden.
Zu jedem Auftrag kann immer nur eine Wiedervorlage angelegt werden!
Für jede Wiedervorlage können Sie
- eine "Bezeichnung" festlegen (Standard: Rech-Name),
- wann die Wiedervorlage das erste bzw. nächste Mal ausgeführt werden soll ("Wiedervorlage am"),
- in welchem "Intervall" die Wiedervorlage ausgeführt werden soll,
- welche Aktionen ausgeführt werden sollen ("Einstellungen") und
- ob die Wiedervorlage auch "Aktiv" sein soll.
Erst nach dem Speichern mit OK oder OK+ werden die Wiedervorlagen angelegt, bzw. die Änderungen gespeichert!
Import
Mit unseren Import-Tools ist es möglich, die unterschiedlichsten Auftrags-Importe auszuführen.
Dazu zählen:
- Open Trans Import
- Strato-XML Import (Import von Webshop-Bestellungen über e.pages- und Strato-Shops)
- Standard CSV-Import
- Archiv-Import (alt) Import eines persönlichen Archivs (z.B. bereits abgewickelte Verkäufe) als CSV-Datei
- 1&1 Import - Import von Bestellungen über einen 1&1-Shop
Filter
Hier können Sie den Filter für die Warenseite aktivieren.
Hierzu ist es erforderlich, in DreamRobot Layout 1 zu verwenden. Alternativ können Sie auch den Platzhalter {filter} in Ihr Layout einfügen. Hierbei empfehlen wir, diesen HTML-Code an den Anfang Ihres Layouts zu positionieren:
<div style="padding-left:20px;padding-top:5px;" class="middle_medium">{filter}</div>Die Auftrags-Liste kann nach Status, Portale, Datum (Rech-Datum, Zahl-Datum...), Zahlenbereich (Auftragsnummer, Rechnungsnummer) und Liefer-Gebiet gefiltert werden.
Sie können hier verschiedene Status miteinander kombinieren, um bestimmte Aufträge anzuzeigen. Jeder Status hat 3 verschiedene Zustände.
Anwendungsbeispiele
Versendete Aufträge die noch nicht bezahlt wurden(z.B. Rechnungskauf):
- Gesendet einschließen (erste Checkbox).
- Bezahlt ausschließen (negieren)(zweite Checkbox).
Unerledigte(noch nicht versendete) Aufträge die nicht geparkt sind:
- Gesendet ausschließen (negieren)(zweite Checkbox).
- Geparkt ausschließen (negieren)(zweite Checkbox).
