Nutzung der Auftrags-Sektion
Nach einem Klick auf "Auftrag" in der Hauptnavigation von DreamRobot sehen Sie eine übersichtliche Liste der zuletzt eingegangenen Aufträge. Alle wichtigen Informationen zu jedem Auftrag wird darin angezeigt.
Die Auftragstabelle
Im untenstehenden Screenshot sehen Sie einen Ausschnitt der Auftrags-Seite, auf der Sie die Spaltenbezeichnungen sowie zwei exemplarische Aufträge sehen. In diesem Falle handelt es sich um zwei Artikel, die über die DR-Kasse verkauft wurden.
Sortiert ist die Liste im Screenshot nach dem Auftragsdatum. Dies ist am kleinen roten Dreieck neben der Spaltenbezeichnung "Datum" zu erkennen. Durch einen Klick auf diese Bezeichnung ist es möglich, die Reihenfolge umzukehren, so dass neue Bestellungen oben in der Liste angeführt werden.
Selbstverständlich können Sie die Tabelle auch nach anderen Kriterien sortieren, z.B. nach Herkunft (über welches Portal ging sie ein?), Artikelnamen, Kundenname etc. So können Sie die Tabelle ganz nach Wunsch sortieren und Aufträge schnell nach Ihren bevorzugten Kriterien finden.
Rechnungsnummern
Jeder Auftrag in DreamRobot erhält automatisch eine Auftragsnummer (=Vorgangsnummer), die zur Identifizierung verwendet wird. DreamRobot vergibt eine fortlaufende Rechnungsnummer, sobald der Auftrag erstmals den Status "bezahlt" erhält oder gedruckt wird.
Das Versenden einer E-Mail mit dem Platzhalter "#attachment_bill#"erzeugt eine Rechnung im PDF-Format. Auch dabei wird eine Rechnungsnummer vergeben, falls der Auftrag bisher keine solche hatte. Da selbe gilt allgemein, wenn ein Auftrag ohne Rechnungsnummer unter dem Menüpunkt "LIEFERN" durch Senden der "Ware-unterwegs"-E-Mail abgeschlossen wird. Rechnungsnummern in DreamRobot können nicht verändert werden.
Rechnungen mit der Zahlart Klarna werden direkt von Klarna erzeugt und enthalten die dort erstellte Rechnungsnummer.
Anzeigen unter "Auftrag"
Im DropDown-Menü neben "Anzeigen:" können Sie wählen, was angezeigt werden soll.
Folgende Anzeigemöglichkeiten stehen unter "Anzeigen" zur Auswahl:
| Anzeigeart | Markierung in der Zeile |
|---|---|
Aufträge (neu) | Gelbe Zeilen |
Aufträge/ Rechnungen (unerledigt) - Erstkontakt-Mail gesendet | Graue Zeile |
Aufträge/ Rechnungen (unerledigt) - Shop-Mail gesendet | Blaue Zeilen |
Aufträge/ Rechnungen (unerledigt) - Shop / Kaufabwicklung abgeschlossen | Violette Zeilen |
Rechnungen (bezahlt) | Hellgrüne Zeilen |
Rechnungen (bezahlt + Versandaufkleber gedruckt) | Dunkelgrüne Zeilen |
Rechnungen (erledigt - Ware versendet) | Hellorange Zeilen |
Rechnungen (erledigt - Ware versendet + Ware angekommen) | Dunkelorange Zeilen |
Aufträge/ Rechnungen (storniert) | Rote Zeilen |
Rechnungen (Alarm) | Landalarm bei Verkauf in das Ausland (rote Felder, siehe auch Symbolerklärung) |
Rechnungen (alle) | Ggf. alle farbigen Markierungen |
Weitere Anzeige-Formate
Vorkasse
- Vorkasse (alle)
- Vorkasse (offen)
- Vorkasse (bezahlt)
- Vorkasse (erledigt)
Nicht Vorkasse
- Nicht Vorkasse (alle)
- Nicht Vorkasse (offen)
- Nicht Vorkasse (versendet)
- Nicht Vorkasse (erledigt)
Mahnung
- Mahnungen (mögliche Mahnungen)
- Mahnungen (mögliche Mahnungen (inkl. Teilzahlung))
- Mahnungen (mögliche eBay-Zahlungsaufforderungen / GU)
Weiteres
- Geparkte Rechnungen
- Mahnungen
- Kommentare
- Größenwahl
- Shop
- Rechnung nicht an Amazon übertragen
Die Auftragszeilen können über einzelne Monate oder über mehrere Monate angezeigt werden.
Die Farben der Auftragszeilen (farbige Legende) können unter "Admin -> Design" selbst gewählt werden.
Einträge:
- Auswahl der maximalen Einträge, die pro Seite angezeigt werden
- Auswahlmöglichkeiten: 50, 100, 200, 500, 1000
Auswahl von Funktionen
Damit eine Funktion ausgeführt wird, muss die betreffende Auftragszeile durch einen gesetzten Haken ausgewählt und nach Auswahl der Funktion mit "OK" bestätigt werden.
Datensatz
- Kopieren in den aktiven Monat
- Gutschrift anlegen
- Löschen
Status
- Parken: Geparkte Aufträge fallen aus der Abwicklung. Es werden keine E-Mails gesendet. Die Aufträge erscheinen nicht unter "Drucken".
- Parken aufheben: Entparkte Aufträge erscheinen wieder normal in der Abwicklung.
- Bezahlt: Es wird eine Rechnungsnummer generiert!
- Bezahlt aufheben
- Gepackt
- Gepackt aufheben
- Gesendet
- Gesendet aufheben
Portal
- eBay - Bezahlt setzen
- eBay - Bezahlt aufheben
- eBay-Zahlungsaufforderung/Gutschrift
- Amazon - Gesendet setzen
E-Mails
- Erstkontakt senden
- Shop-Erinnerung senden
- Kaufabwicklungserinnerung senden
- Kaufabwicklungsbestätigung senden
- Mahnung senden
- "Ware-unterwegs"-Mail senden
- Bewertungserinnerung senden
- Direkt-Mail senden
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Laufzettel
- Angebot
- Bestellbestätigung
- Mahnung
Exporte
- Auftragsdaten
- Mediafinanz: Die Daten werden hierbei als CSV-Datei exportiert.
- Mediafinanz-API
Zur Funktion "Parken": Wird eine Auftragszeile auf den Status "Parken" versetzt, so werden zu dem betreffenden Verkauf keine weiteren E-Mails versendet (z.B. Mahnungen). Mit der Funktion "Parken aufheben" wird diese Einstellung wieder rückgängig gemacht.
Zur Erläuterung: Werden die Status durch "Status: Bezahlt, gepackt, gesendet" verändert, werden keine Mitteilungen an die entsprechenden Portale versendet. Werden die Status über "Portal: Bezahlt, gesendet" verändert, werden die Meldungen an Amazon und eBay gesendet. Beides sollte nur in Ausnahmefällen auf diese Art ausgeführt werden, da diese Arbeitsweise dem zeitsparenden DreamRobot-Tagesablauf widerspricht. Bei diesem werden die Auftragsstatus über den Workflow BankCheck (Aufträge werden auf "bezahlt" gesetzt) -> "Drucken" (Etikettendruck setzt Aufträge auf "gepackt") -> "Liefern" ("Ware-unterwegs"-Mail senden, setzt gepackte Aufträge auf "gesendet" und übermittelt den Status an das betreffende Verkaufsportal) halbautomatisch vergeben werden und Ihnen die Einzelabwicklung der Aufträge erspart.
