Buchhaltung im Onlinehandel automatisiert mit PayJoe
Im Onlinehandel gibt es einige Herausforderungen im Zusammenhang mit einer ordnungsgemäßen Buchführung. Mit der Hilfe von PayJoe lassen sich Abrechnungsberichte für die Buchhaltung in Einzeltransaktionen aufschlüsseln und so konvertieren und aufbereiten, dass diese automatisiert und ordnungsgemäß in der Buchhaltung gebucht werden können.
Sie verkaufen über Marktplätze oder den eigenen Shop?
Sie verkaufen als Onlinehändler über Marktplätze wie Amazon, eBay, OTTO, Etsy oder Kaufland, um Ihre Produkte zu platzieren und um Reichweite und Bekanntheit dieser Plattformen zu nutzen. Oder Paymentprovider wie PayPal, Klarna, Mollie und Stripe werden als Zahlungsmethoden in Ihrem eigenen Onlineshop integriert. Endkunden bezahlen dann über die Marktplätze und Paymentprovider und diese Anbieter übernehmen dabei die Abrechnung für Sie. Für die meisten Onlinehändler ist es sehr schwierig und aufwendig diese Abrechnungsberichte mit den einzelnen Transaktionen in die Buchhaltung einzulesen und ordnungsgemäß zu verbuchen.
Die Herausforderung
Die größte Herausforderung im Onlinehandel ist die Vielzahl an Transaktionen, die im Vergleich zum stationären Handel anfällt. Hunderte oder gar tausende Transaktionen müssen ordnungsgemäß in Ihrem Buchhaltungssystem gebucht werden. Meist stellen Paymentprovider oder Markplätze keine Dateien mit Einzeltransaktionen zur Verfügung, die direkt in Ihre Buchhaltung eingelesen werde können.
Der erste Lösungsansatz ist häufig die händische Übertragung der einzelnen Transaktionen aus dem Portal des Paymentproviders in die Buchhaltung. Das ist sehr zeitintensiv und gleichzeitig fehleranfällig. Andere Unternehmen wiederum buchen nur Gesamtbeträge, also Erlöse und Gebühren in Summe, da diese häufig in PDF-Dokumenten durch Markplatz oder Paymentprovider vorliegen. Das entspricht allerdings nicht den Vorgaben der ordnungsgemäßen Buchführung und sollte unbedingt vermieden werden. Eine Nachvollziehbarkeit der einzelnen dahinterstehenden Transaktionen ist damit nicht möglich. Im Falle einer Betriebsprüfung ist das fatal.
Selbst wenn Daten über Dateiumformatierung oder ähnliches in die Buchhaltung eingelesen wurden, bleibt die Schwierigkeit, Zahlungen und offene Posten in Ihrem Buchhaltungssystem einander zuzuordnen. Die Zahlungstransaktionen der Paymentprovider enthalten meist keinerlei Informationen, die ein offener Posten in der Buchhaltung aufweist. Eine korrekte Zuordnung ist damit nicht möglich.
Die Lösung durch Tools, wie PayJoe
PayJoe löst alle der eben angesprochenen Herausforderungen und verfügt über Schnittstellen zu den einzelnen Marktplätzen und Paymentprovidern. PayJoe ruft die Abrechnungsberichte aus den Quellsystemen (Amazon, eBay, Klarna, u.v.m.) ab und splittet diese in Einzeltransaktionen auf. Dadurch erhalten Sie:
- Jeden Zahlungseingang eines Endkunden
- Jede Rückerstattung an einen Endkunden
- Jede Gebühr, die Marktplatz/Paymentprovider einbehalten
- Sondertransaktionen, wie beispielsweise Sicherheitseinbehalte
- Auszahlungsbeträge, die auf dem Girokonto des Onlinehändlers eingehen
All diese Transaktionen können dann individuell von PayJoe an Ihr Buchhaltungssystem übergeben werden.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dass auch die Belegdaten aus DreamRobot mit einbezogen werden. PayJoe hat eine Schnittstelle, um Belegdaten aus DreamRobot abzurufen. Diese dienen in PayJoe dazu, Zahlungsdaten von eBay, Amazon, Klarna und Co mit Beleginformationen, wie beispielsweise der Belegnummer, anzureichern.
In einem Feld des Beleges ist meist eine Zahlungsinformation enthalten (zumindest sollten die Prozesse dahingehend ausgerichtet werden), sodass PayJoe über mindestens eine eindeutige Information, die auf Zahlungs- und Belegseite vorliegt, den passenden Beleg zu einer Zahlung finden kann. Dadurch wird beispielsweise ein eBay-Zahlungseingang nicht mehr mit der ursprünglichen eBay-Bestellnummer an die Buchhaltung übergeben, sondern bereits mit der passenden Belegnummer. Im Buchhaltungssystem kann damit eine automatisierte Zuordnung zwischen Zahlung und offenem Posten erfolgen.
Gebühren, Auszahlungsbeträge und auch Sondertransaktionen werden in PayJoe mit festem, wiederkehrendem Verwendungszweck für die Buchhaltung ausgegeben. Dadurch kann mit Hilfe von Lerndateien oder Buchungsvorlagen im Buchhaltungssystem auch für diese Transaktionen eine automatische Buchung stattfinden.
Mit PayJoe könne die Prozesse der Buchhaltung des Onlinehandels automatisiert und vor allem ordnungsgemäß abgewickelt werden. Damit können tausende Transaktionen innerhalb kürzester Zeit ordnungsgemäß in Ihrer Buchhaltungssoftware gebucht werden. Mit PayJoe haben Sie eine Zeitersparnis von bis zu 95 % im Vergleich zur herkömmlichen Arbeitsweise.
Sie wollen PayJoe kostenlos und unverbindlich testen, dann registrieren Sie sich. Oder rufen Sie uns unter 07021 9987003 an, wir beraten Sie gerne.
Über das Unternehmen und die Autorin:
Die NetConnections GmbH entwickelt seit über 15 Jahren Schnittstellenlösungen für den Onlinehandel. PayJoe ist dabei die Verbindung zwischen Paymentprovider, Warenwirtschaft und Buchhaltung. Sophie Benz ist als IT-Projektleiterin bei der NetConnections tätig und hat die Softwarelösung PayJoe mit aufgebaut.
